Over de functie

Een wereldwijde internationale grootmacht in oceaan transport zoekt voor het hoofdkantoor in Amsterdam een Secretarieel Administratief Medewerker voor de afdeling Vennoten. Deze specialistische rederij die zijn 100-jarige bestaan viert, heeft 6 verschillende bedrijfstakken die allemaal te maken hebben het vervoeren van bijzondere soorten vracht. Met ongeveer 100 werknemers op kantoor en 300 op zee, zijn zij een sterspeler binnen de scheepvaartsector! 

Binnen de open en directe cultuur is een Secretarieel medewerker die haar mannetje staat, én zelfstandig te werkt gaat om de secretariële en administratieve werkzaamheden op te pakken dringend nodig. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe communicatie van de Vennoten. Het bedrijf heeft een groot bestand aan aandeelhouders, waar jij de gehele documentatie van bijhoudt. Alles wat er aan werkzaamheden rondom de vennotenadministratie komt kijken is jouw verantwoordelijkheid. Dit doe je niet alleen. Er zit een doorgewinterde collega naast je, die jij gaat ondersteunen en jouw de kneepjes van het vak gaat leren!  

Jouw verantwoordelijkheden als Secretarieel Medewerker:

• De communicatie en correspondentie met de vennoten/aandeelhouders is jouw prioriteit. Denk hierbij aan het beheren van de mailboxen, uitwerken van brieven, e-mails en memo's. Zo kan het zijn dat jij uitnodigingen moet versturen voor aandeelhoudersvergaderingen of vragen beantwoordt omtrent de procedures. 
• Screenen, beoordelen en documenteren van documenten. Alles wordt door jou goed archiveert zowel in dossiers op de plank als digitaal. Daarnaast controleer jij ook uitgaande documenten op spel-taalfouten. 
• Voor de directie heb jij een signaalfunctie. Vragen waar jij geen antwoord op kunt geven, informatie die jij tekort komt of communicatie die is blijven liggen, bundel jij samen en leg je als een pakketje bij hen neer. Tijdens jullie meeting behandelen jullie deze onderwerpen, jij pakt vervolgens de zaken weer op. 
• Alles rondom de aankoop van aandelen binnen de organisatie door interne of externe vennoten is jouw terrein! Denk hierbij aan overeenkomsten maken, verklaringen versturen, de verwerking van aktes richting de notarissen, certificaten opmaken en controleren. 
• De afdeling gaat ook een omslag maken naar een nieuw systeem. Jij bent iemand die nieuwe systemen snel oppakt en de ordening van het programma voor jullie afdeling op zich wil nemen. 

Functieomschrijving

Een wereldwijde internationale grootmacht in oceaan transport zoekt voor het hoofdkantoor in Amsterdam een Secretarieel Administratief Medewerker voor de afdeling Vennoten. Deze specialistische rederij die zijn 100-jarige bestaan viert, heeft 6 verschillende bedrijfstakken die allemaal te maken hebben het vervoeren van bijzondere soorten vracht. Met ongeveer 100 werknemers op kantoor en 300 op zee, zijn zij een sterspeler binnen de scheepvaartsector! 

Binnen de open en directe cultuur is een Secretarieel medewerker die haar mannetje staat, én zelfstandig te werkt gaat om de secretariële en administratieve werkzaamheden op te pakken dringend nodig. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe communicatie van de Vennoten. Het bedrijf heeft een groot bestand aan aandeelhouders, waar jij de gehele documentatie van bijhoudt. Alles wat er aan werkzaamheden rondom de vennotenadministratie komt kijken is jouw verantwoordelijkheid. Dit doe je niet alleen. Er zit een doorgewinterde collega naast je, die jij gaat ondersteunen en jouw de kneepjes van het vak gaat leren!  

Jouw verantwoordelijkheden als Secretarieel Medewerker:

• De communicatie en correspondentie met de vennoten/aandeelhouders is jouw prioriteit. Denk hierbij aan het beheren van de mailboxen, uitwerken van brieven, e-mails en memo's. Zo kan het zijn dat jij uitnodigingen moet versturen voor aandeelhoudersvergaderingen of vragen beantwoordt omtrent de procedures. 
• Screenen, beoordelen en documenteren van documenten. Alles wordt door jou goed archiveert zowel in dossiers op de plank als digitaal. Daarnaast controleer jij ook uitgaande documenten op spel-taalfouten. 
• Voor de directie heb jij een signaalfunctie. Vragen waar jij geen antwoord op kunt geven, informatie die jij tekort komt of communicatie die is blijven liggen, bundel jij samen en leg je als een pakketje bij hen neer. Tijdens jullie meeting behandelen jullie deze onderwerpen, jij pakt vervolgens de zaken weer op. 
• Alles rondom de aankoop van aandelen binnen de organisatie door interne of externe vennoten is jouw terrein! Denk hierbij aan overeenkomsten maken, verklaringen versturen, de verwerking van aktes richting de notarissen, certificaten opmaken en controleren. 
• De afdeling gaat ook een omslag maken naar een nieuw systeem. Jij bent iemand die nieuwe systemen snel oppakt en de ordening van het programma voor jullie afdeling op zich wil nemen. 

Wat krijg jij?

Het is bijna te mooi om waar te zijn als jij ervaring hebt met secretariële of administratieve kant van een aandeelhouders/vennoten afdeling binnen een commerciële of non-profit organisatie in de scheepvaart of nautische sector. Maar ben jij toch deze speld in de hooiberg? Fantastisch, laat het ons weten! Echter weten dat dit lastig te vinden is, daarom is 5 jaar secretariële administratieve werkervaring ook interessant. Jij hebt een opleiding richting secretariaat of bijvoorbeeld schoevers afgerond en omdat het bedrijf internationaal opereert, beheers jij de Nederlandse én Engelse taal perfect. 

Klinkt dit voor jou als een mooie stap in jouw carrière? Dan komen we graag met jou in contact! Stuur ons jouw CV via de button of stuur deze naar amsterdam@justinrecruitment.nl. Heb je nog enkele vragen? Bel ons op 020-6124945. 

Wat breng jij mee?

Binnen het bedrijf wordt goed voor het personeel gezorgd, het is daarom ook niet gek dat veel collega's al jaren bij de organisatie werken. Er ligt daarom een mooi arbeidsvoorwaardenpakket voor jou klaar:

• Een contract direct bij de opdrachtgever
• Een salarisindicatie tussen de 2800-3500 euro bruto per maand
• Een functie voor 32-40 uur, waarbij je minimaal 4 dagen per week aanwezig bent
• Twee vaste maandsalarissen extra per jaar
• Bonusregeling
• 29 vakantiedagen
• Pensioenregeling
• Reiskostenvergoeding voor auto en openbaar vervoer
• Telefoon van de zaak
• Voor de deur parkeren!